BURSİYELER İÇİN KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI HAKKINDA AYDINLATMA METNİ

Sayın Bursiyerimiz/ Velimiz;

Veri sorumlusu sıfatıyla İHKİB EĞİTİM VAKFI (“VAKIF”) olarak faaliyetlerimizi sürdürürken kişisel verilerin güvenliği, özellikle kişisel verilerinizin işlenmesinde özel hayatın gizliliği başta olmak üzere temel hak ve özgürlüklerin korunması için azami hassasiyet göstermekteyiz.

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hükümleri gereği; Vakfımız veri sorumlusu olarak siz değerli bursiyerlerimizin kişisel verilerini kaydedecek, sınıflandıracak, işleyecek, saklayacak, güncelleyecek ve mevzuatın izin verdiği durumlarda 3. kişilere açıklayabilecek olup, anılan yasal düzenleme kapsamında karşılıklı hak ve yükümlülüklerimize ilişkin olarak sizleri bilgilendiriyoruz.

Veri Sorumlusu

KVKK gereğince, kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak; Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarına uygun şekilde Vakıf olarak kurulup faaliyetine devam eden ve İstanbul Ticaret Sicil Müdürlüğü nezdinde 581896 sicil numarası ile kayıtlı, Çobançeşme Mevki Sanayi Cad. Dış Ticarte Komp. B Blok Kat:6 Yenibosna/İstanbul adresinde bulunan İHKİB EĞİTİM VAKFI tarafından işbu Aydınlatma Metninde açıklanan kapsamda işlenebilecektir.

Kişisel Veri ve Kişisel Verinin İşlenmesi

KVKK uyarınca kimliğinizi belirli veya belirlenebilir kılan her türlü bilgi kişisel verinizi oluşturmaktadır. Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri ise özel nitelikli kişisel verileri oluşturmaktadır.

Kişisel verilerinizin işlenmesi, KVKK uyarınca bu verilerin elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir.

Veri sorumlusu sıfatıyla işlenen kişisel verileriniz, kimlik bilgilerinizi (nüfus cüzdanınızda yer alan Ad-soyad, T.C. Kimlik No, doğum tarihi ve yeri, vesikalık fotoğraf, imza vb.) iletişim bilgilerinizi (ev telefonu/cep numarası, adres, e-posta adresi, ikametgah belgesi) eğitim ve mesleki deneyim bilgilerinizi (okulu, sınıfı-şubesi, bir önceki yıl not ortalaması, 9. Sınıflar için diploma not ortalaması, öğrencinin başarı durumunu gösteren belgeler), sağlık bilgilerinizi (bedensel engeli olup olmadığı bilgisi ve önemli sağlık sorunlarına dair bilgiler), diğer bilgilerinizi (burs talep eden öğrencinin okula ulaşım aracı bilgisi, burs almak için verilen taahhütname, başvuru formu)

Aile bireylerinize ilişkin bilgileriniz ise; kimlik bilgileri (anne- baba adı soyadı, doğum tarihi, T.C. Kimlik numarası, anne babanın evli olup olmadıkları bilgisi, başvuru formu için anne-baba veya yasal vasinin imzası, kardeşlerin doğum tarihi ve cinsiyeti, medeni halleri, diğer aile bireylerinin yaşı), iletişim bilgileri (anne-baba cep telefonu), eğitim ve mesleki deneyim bilgileri (anne-baba öğrenim durumu, mesleği ve görevi, iş durumu, kardeşlerin öğrenci veya çalışan olup olmadıkları, diğer aile bireylerinin iş durumu), finans bilgileri (anne-baba aylık iş/emeklilik/diğer gelirleri, kardeş aylık geliri, aile ikametgahı kira tutarı ve ailede sürekli tıbbi masraf gerektiren hasta fertlerin sağlık bilgileri, diğer kardeşlerin aylık geliri), özlük bilgileri (anne-baba sigortalılık statüsü, aile reisinin bakmakla yükümlü olduğu fert sayısı bilgisi), diğer bilgileri (ailenin geçim sorumluluğunun kime ait olduğu bilgisi, oturulan evin kendi eviniz/ kira / lojman/ yakın evi olması bilgisi, ev kira ise kira kontratı fotokopisi, aileye ait diğer gayrimenkul ve araç marka/model bilgisi ve bu araçların ne amaç için kullanıldığı bilgisi, anne ve babanın burs sağlanması için verdiği muvafakatname ve taahhütname), sağlık bilgileri ( ailedeki hasta fertlerin hastalık bilgisi), içermektedir.

Kişisel Verilerin Korunması, Saklanması ve İmhası Politikasına ulaşmak istemeniz halinde tarafınıza  e-posta aracılığıyla iletilecektir.

Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri

VAKIF,  kişisel verileri doğrudan bursiyerin kendisinden e-posta, posta ve sair iletişim kanalları aracılığıyla  Kanun’da belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak, vakıf içi faaliyetlerin sürdürülmesi ve geliştirilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, bursiyerlerin öğrenim hayatlarındaki performans ve başarılarının arttırılması amaçları başta olmak üzere aşağıda belirtilen amaçlarla doğru orantılı olarak, Kanun’un 5. ve 6. Maddelerinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebepler doğrultusunda toplamaktadır. İlgili maddeler uyarınca işlemenin hukuki sebepleri ise şunlardır:

• Sizlerden alınan taahhütname kapsamında sözleşme ilişkisi kurmamız veya bu sözleşmeden kaynaklanan ifa yükümlülüğümüz ile doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sizlere ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması (örneğin kimlik bilgilerinizin ve öğrenim bilgilerinizin olduğu dosyaların oluşturulması ve saklanması)
• Sizlere bir hak tesis etmemiz, bu hakkı kullandırmamız ve korumamız için veri işlemek zorunda oluşumuz (örneğin size burs temin edebilmemiz için ihtiyaç durumunuzu anlamak amacıyla aile bireylerine ilişkin ekonomik ve finansal bilgilere ihtiyaç duymamız)
• Sizlerin temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, sizlerin verilerini işlememizin zorunlu oluşu (örneğin bursa devam edilebilir olduğunuzu gösterir geçmiş yıla ait ders başarı durumunu ve not ortalamasını gösteren belgeniz)
• Gerekli olduğu durumlarda sizlerden aldığımız açık rızanız (örneğin kendinize ve ailenize ilişkin talep ettiğimiz sağlık bilgileriniz)

Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği

Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz, bu verileri bizlere açıklamanıza konu olan ve aşağıda sıralanan amaçlarla işlenebilecektir:

• İhtiyaç Bursu Sağlanması İçin Süreçlerinin Planlanması; İhtiyaç Bursu Faaliyetlerinin Yürütülmesi/Denetimi; İhtiyaç Bursu Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi; Bursiyerler İçin Hak ve Menfaat Süreçlerinin Yürütülmesi;; Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi; Sosyal Sorumluluk Aktivitelerinin Yürütülmesi; Vakıf Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi; İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi ve Hukuki İlişki Sürecinin Yürütülmesi amaçlarıyla,
• Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi; Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi; Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi amaçlarıyla,
• Öğrencilik Başarı Performansınıza İlişkin Verileriniz İle Kimlik, Özlük Bilgileriniz Gibi Kişisel Verileriniz Vakfın İç İşleyişi Doğrultusunda İhtiyaç Bursuna Uygunluğun Temini, Yönetilmesi, Şeffaflığın Ve İş Birliğinin Sağlanması Amaçlarıyla,

• Burs Temin Etmek İçin Öğrenci Seçme Süreçlerinin Yürütülmesi; Burs Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi işlenecektir.

İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği:

Vakfımız, kişisel verilerinizi “bilme gereği” ve “kullanma gereği” ilkelerine uygun olarak, gerekli veri minimizasyonunu sağlayarak ve gerekli teknik ve idari güvenlik tedbirlerini alarak işlemeye özen göstermektedir. Burs faaliyetlerinin yürütülmesi veya denetimi, burs faaliyetinin sürekliliğinin sağlanması, dijital altyapıların işletilmesi farklı paydaşlarla sürekli veri akışını zaruri kıldığı için işlediğimiz kişisel verileri belirli amaçlarla üçüncü kişilerle aktarmak durumundayız.

Toplanan kişisel verileriniz, vakfımız bursa kabul süreçlerini yürütmesi ve sonuçlandırması ve herhangi bir özel durumda sizinle ve yakınlarınızla iletişime geçilmesi amaçlarıyla sizlerden aldığımız rızanız dahilinde üçüncü kişilerle paylaşılacaktır.

Kişisel Veri Sahibinin 6698 sayılı Kanun’un 11. Maddesinde sayılan Hakları:

Tarafınıza ait kişisel verilerin:

1. İşlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerinizin hangi amaçla işlendiğini ve bu amaçlara uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Kişisel verilerinizin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
6. Kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini talep etme,
7. Düzeltme, silme ve yok etme taleplerinizin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
8. İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle şahsınız aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
9. Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Bilgi, düzeltme, silme, yok etme taleplerinizi ve itirazlarınızı aşağıdaki posta adresimize veya e-posta adresimize yazılı olarak veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Vakfımıza iletebilirsiniz.

Posta: Çobançeşme Mevkii Sanayi Cad. Dış Ticarte Komp. B Blok Kat:6 Yenibosna/İstanbul
E-Posta Adresi: [email protected]

Kişisel verilerinizin her zaman ilgili mevzuata ve Vakfımıza kendi veri koruma politikalarına uygun olarak işleneceğini, kişisel haklarınızın korunacağını, kişisel verilerinizin gizli tutulacağını, gizliliğin sağlanması ve güvenliği için gerekli teknik ve idari her türlü tedbiri alacağımızı ve gerekli özeni göstermeyi taahhüt etmekteyiz.